Quando consegui um emprego como gerente de projetos técnicos em uma empresa de nanotecnologia alguns anos atrás, imaginei que enfrentaria basicamente os desafios de qualquer outro gerente de projetos: lidar com vários projetos e problemas simultaneamente, cumprir prazos apertados, comunicar-me com diferentes departamentos e administrar tarefas administrativas.
Algumas semanas depois, percebi que minha função era muito mais complexa. Minha expertise técnica era requisitada e necessária o tempo todo. Trabalhar com instrumentação de alta tecnologia significava auxiliar engenheiros de teste durante os testes de desempenho do sistema, dar suporte a clientes e engenheiros de instalação com problemas técnicos, ocasionalmente colaborar com a equipe de P&D em novas medições e ajudar a projetar produtos personalizados junto com engenheiros mecânicos e de vendas. Durante esse período, aprendi mais do que em todo o meu doutorado. A urgência e a pressão que se sente na indústria nos fazem manter o foco e aprender o máximo possível.
Todas essas tarefas se somavam às tarefas administrativas regulares. Um gerente de projetos técnicos é, em muitos aspectos, um engenheiro de sistemas disfarçado de gerente de projetos. Ele transita na tênue linha entre P&D, engenharia e administração. Isso torna o trabalho particularmente desafiador e, de certa forma, único.
A singularidade do trabalho também dificulta a preparação. Existem inúmeros cursos de treinamento, tutoriais e livros sobre gerenciamento de projetos em geral, mas pouco se ensina sobre gerenciamento de projetos técnicos. É claro que as tarefas e responsabilidades exatas dependem, em parte, da própria empresa — sua estrutura organizacional, produtos e capacidades internas. Mas também existem padrões e problemas recorrentes que aparecem em todos os lugares, independentemente dos produtos e sistemas com os quais você esteja trabalhando.
Aqui estão os problemas e situações difíceis mais comuns que enfrentei como gerente de projetos técnicos e como aprendi a lidar com eles:
Problemas com Resultados de Testes
Um problema que encontrei mais de uma vez foi lidar com sistemas que não atendiam aos resultados ideais de testes para parâmetros (por exemplo, temperatura, pressão, resolução de imagem). Nessas situações, o primeiro passo é verificar se os resultados ainda estão dentro das especificações aceitáveis, consultando a ficha técnica oficial e o pedido do cliente.
Com base nisso, é necessário decidir se o sistema será enviado como está ou se serão realizados testes adicionais. Antes do envio, é essencial confirmar com o cliente se ele aceita as especificações. Em caso de problemas graves ou não resolvidos nos testes, consulte as partes interessadas relevantes (por exemplo, P&D) para determinar os próximos passos.
Peça Faltante ou Entrega Atrasada
Outro problema comum é a falta ou o atraso de uma peça necessária. Isso pode ocorrer devido a problemas com fornecedores ou gargalos internos.
Nesses casos, é importante explorar alternativas rapidamente. É possível obter uma peça de reposição de outro fornecedor a tempo? Os testes ou a entrega podem prosseguir sem ela? O cliente aceita uma entrega parcial? Com base nas respostas a essas perguntas, o plano do projeto precisa ser ajustado de acordo.
Peça de Produção Defeituosa
Peças de produção defeituosas são outro problema recorrente, especialmente quando novas pessoas entram na equipe ou quando a capacidade produtiva está reduzida (devido a licenças médicas ou férias).
Quando um componente produzido internamente apresenta defeito, o primeiro passo é coordenar com a equipe de produção para agilizar a fabricação de uma peça de reposição. Pense em como isso afetará os prazos de teste e entrega. Seria possível realocar esse componente de um projeto de menor prioridade? Consulte a liderança interna apropriada antes de prosseguir.
Atraso em Componentes Grandes (por exemplo, subsistema principal ou módulo central)
Outro caso não tão raro, geralmente causado por fatores externos (como uma crise na cadeia de suprimentos), é o atraso em um componente principal ou crítico. Isso é particularmente desafiador, pois ameaça adiar a entrega de todo o sistema.
Nesses casos, comunique-se de forma proativa e honesta com o cliente. Proponha um cronograma de entrega alternativo. Considere realizar testes com um componente existente ou um substituto temporário, se possível. Novamente, realocar componentes de projetos de menor prioridade às vezes é uma opção, mas somente após consultar internamente as equipes apropriadas.
Falta de comunicação sobre detalhes do projeto
A falta de comunicação sobre detalhes do projeto é outra fonte frequente de problemas, especialmente em projetos que envolvem personalizações. Mal-entendidos podem surgir facilmente entre os clientes e a equipe de vendas durante o processo de vendas.
Assim que você perceber que algo está errado, esclareça as discrepâncias, primeiro internamente e depois converse com o cliente para alinhar as expectativas. Certifique-se de que você e a equipe de vendas estejam alinhados quanto ao escopo e às especificações do projeto.
Atrasos na Entrega ou Instalação
Atrasos na entrega ou na instalação no local devido a problemas internos imprevistos também são comuns.
Nesses casos, forneça atualizações claras, honestas e regulares ao cliente. Tente minimizar ao máximo os atrasos.
